Gestión de permisos a través de grupos de usuarios | SAP Business One
La rotación de personal en ciertos departamentos o puestos es muy normal en las organizaciones. Por ello los administradores informáticos deben de brindar un proceso eficiente y ágil para que las personas que se incorporan a la organización puedan utilizar SAP Business One a la brevedad posible.
Además de brindar un proceso ágil, no debemos olvidar la seguridad de la información. Es decir, no es una solución viable “darle todos los permisos” a un usuario con tal de agilizar el proceso.
Te sugerimos utilizar la funcionalidad de grupos de usuarios de SAP Business One en tus procesos empresariales. A continuación, el proceso sugerido:
1-Los perfiles de puestos de cada departamento deben de convertirse en grupos de usuarios dentro de SAP Business One
Si en tu organización no tienen perfiles de puestos documentados, es un buen momento para exhortar a RRHH y a cada líder de departamento a crearlos. Formaliza un documento llamado “perfil de usuario” donde el líder de departamento con apoyo del equipo de informática afinen los permisos necesarios para dicho perfil.
Si puedes darle el formalismo de firmar digital o físicamente el documento, seria muy valioso.
2-Asignar al grupo los permisos acordados en el documento del perfil de puesto
Además de asegurar asignar los permisos al grupo de usuarios dentro de SAP Business One, asegúrate de realizar pruebas en un ambiente de pruebas, para garantizar el correcto funcionamiento de los permisos asignados.
3-Asigna usuarios al grupo de usuarios
Una vez tengas listo los 2 numerales previos, ahora únicamente debes crear un usuario cada vez que alguien se incorpora a la organización y asignarle el grupo de usuario correspondiente (perfil).
No olvides asignar la licencia correspondiente al nuevo usuario.
4-Mejora continua
Cuando identifiques que hay algún permiso faltante o un permiso que debes quitar, asegúrate de actualizar el permiso en el grupo de usuario.
La mejora continua implica actualizar la documentación del perfil y los permisos en SAP Business One.
Historial y bitácora
Recuerda que SAP Business One almacena una bitácora de las acciones que el usuario realiza en datos maestros, documentos y algunas configuraciones, por ello es vital que no utilices usuarios “genéricos” pensando en agilizar tiempo. La recomendación es que cada persona tenga su usuario y cuando ya no forme parte del equipo, ese usuario se bloquea y no se asignará a ninguna persona.
Gracias a la gestión de permisos por grupos, crear un usuario y asignarlo a un grupo toma minutos y así evitas perder el historial y bitácora utilizando usuarios “genéricos”. Además, que es una mala práctica desde la perspectiva de seguridad informática.
Necesidades especiales
Aunque un perfil de puesto debería de incluir todos los permisos necesarios, hay escenarios especiales donde un único usuario necesita algún permiso que no aplica para todo el grupo. SAP Business One está preparado para ello y puedes brindar el permiso únicamente al usuario.
También podrías necesitar asignar a un usuario varios “roles”. Es decir, asignarlo a varios grupos.
SAP Business One utilizará el criterio del “permiso más bondadoso” cuando un usuario tenga múltiples grupos asignados y/o permisos asignados a nivel usuario. Puedes ver el permiso que SAP Business One elegirá en la opción “Autorización efectiva”.
Si tienes alguna duda o necesitas apoyo en la gestión de permisos de usuario de SAP Business One puedes contactarnos a team@quetzallearning.com
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